個人資料保護研究發展委員會主委 楊白全
近年來，各電子報的社會版出現了許多有關《個人資料保護法》的判決新聞，例如藝人鄭家純女士(藝名「雞排妹」) 於直播和臉書公布網紅陳沂手機號碼，違反個人資料保護法遭判處3個月有期徒刑定讞。顯然，台灣社會許多人逐漸重視個人資料保護的保護，且過去我們習以為常的填資料、影印證件、交換名片、拍照打卡，如今都可能涉及「個人資料蒐集與利用」的法律議題。
大樓訪客換證違反個資法嗎？從判決與法務部函釋看登記身分證的法律界線
因此，從企業、學校到社區管理委員會，有些人會開始學會問一句：「這樣做會不會違反個資法？」其中，最貼近民眾生活的改變之一，就是出入大樓「換證」或「登記」的習慣。各大樓管理為了安全維護，幾十年來要求訪客以身分證或駕照等，足以證明個人身分的證件換取大樓臨時出入證，作為大樓臨時人員出入的控管機制。
依據《個人資料保護法》之規定，這種做法被認為涉及對「個人資料」的蒐集與利用。根據個人資料保護法第2條、第5條、第19條等規定，非公務機關蒐集個人資料應基於「特定目的」且限於「必要範圍」。換句話說，大樓管理員不得任意要求訪客交出身分證或駕照等足以證明個人身分的證件換取大樓臨時出入證。因為這樣的行為已經超出「確認身份」所需的最低限度，且若未經訪客明確同意，就可能構成違法蒐集個人資料之行為。
依法務部法律字第10603505040號函釋：「本件社區保全人員為執行「場所進出安全管理」之特定目的（代號 116），要求訪客出示身分證件、拍照並提供姓名、身分證字號、電話等個人資料供社區建檔，不論其係依「社區規約」（公寓大廈管理條例第 3 條第 12 款規定參照）或「管理委員會指示」，均非個人資料保護法第19條第1項第1款之「法律明文規定」，自不得作為蒐集、處理社區訪客區個人資料之依據。又上開第6 款規定所稱「增進公共利益」，係指為社會不特定多數人可以分享之利益而言（本部102年1月14日法律字第 10203500050 號函參照）。本件社區保全人員前開門禁管制作法，係為維護特定社區安全，尚難認屬為「增進公共利益」。又縱經社區訪客同意而蒐集、處理訪客個人資料，仍應符合個人資料保護法第5條規定之比例原則，故要求社區訪客出示證件換取社區門禁管制卡，應即能達到社區進出之安全管理。如另要求拍照並提供姓名、身分證字號、電話等個人資料以供社區建檔，似已逾越特定目的之必要範圍（尤其於訪客身分已獲社區住戶確認無誤後，是否尚有必要對之拍照並建檔留存個人資料？此點尚待商確）。」
大樓換證的合規做法：如何在安全管理下避免違反個資法
因此，筆者建議大樓應在門口張貼著：「依個人資料保護法及本大樓規約等規定，本大樓將蒐集訪客姓名、電話與影像紀錄，用於安全管理之目的，並將於每個月定期進行銷毀程序。」若大樓管理服務人員或保全人員，依該大樓規定需要訪客換出入證而登記訪客資訊，應改採核對「身分證件」後返還本人及登記「姓名＋聯絡方式」或是請住戶登記接待等替代方式，以符合《個人資料保護法》相關規範。
《個人資料保護法》的實行，雖讓生活多了幾分「不方便」，但也使我們學習要如何更謹慎保護個人資料。而這樣的不方便，正是保障個人資料安全的代價。從大樓換證件開始，我們學會保護個人資料，這是一場全社會共同的學習過程。當「保護個人資料」成為一種自然反應，而非被迫遵守的規定，才可降低被詐騙的機率，這也是保護個人資料的重要目的。
